Faire soi-même peut-être parfois source d’économies, néanmoins, l’externalisation ou outsourcing, est une pratique de plus en plus courante en France. Elle consiste précisément à déléguer certains services ou activités de l’entreprise à un prestataire externe.
En effet, de nombreux facteurs sont déclencheurs de cet engouement pour l’externalisation des fonctions supports, souvent considéré comme levier de performance globale pour l’entreprise et par conséquent, de croissance et rentabilité.
Mais comment déléguer une fonction support afin qu’elle puisse atteindre ce résultat ? Voici une revue des avantages clés de l’externalisation.
1 – Un gain financier grâce à une meilleure maîtrise des coûts
Une des principales raisons qui pousse à externaliser, c’est avant tout la maîtrise des coûts.
En effet, si de prime abord, le coût de l’externalisation paraît important, il est contrebalancé par les différentes sources d’économies engendrées par l’outsourcing, à savoir :
- Recruter du personnel qualifié représente un frais important et n’est pas toujours justifié par la charge de travail. D’autre part, la formation est également un coût non négligeable.
- Le prestataire extérieur contribue ainsi à réduire la masse salariale et donc d’éviter les coûts associés, notamment les différentes charges patronales (cotisation d’assurance maladie, chômage etc.).
- Externaliser évite de supporter les frais de matériels et de logiciels qui sont alors à la charge du fournisseur.
- Enfin, recourir à l’externalisation permet de rationaliser les coûts, en ne faisant appel au prestataire que pour des sujets et tâches nécessaires et prioritaires.
Les entreprises qui externalisent l’ont bien compris, la maîtrise des coûts à tous les niveaux est un des avantages clés de l’externalisation.
2 – Un gain de temps pour se recentrer sur son cœur de métier
Manquer de temps tout en gardant un œil sur tous les services de l’entreprise…
Déléguer est salutaire pour pouvoir avancer, notamment en externalisant. En effet, le gain de temps pour les collaborateurs en confiant certaines tâches à un prestataire extérieur permet d’avancer sur d’autres tâches à plus forte valeur ajoutées. Déléguer oblige à effectuer un travail préalable en identifiant les tâches chronophages à faible valeur ajoutée et facilement transférable.
Néanmoins, les compétences à déléguer ne doivent pas être négligées pour autant car elles restent indispensables au bon fonctionnement de l’entreprise. Il est alors important de les externaliser pour qu’elles puissent bénéficier de toute l’attention nécessaire pour un fonctionnement maitrisé.
Mais au-delà d’externaliser les fonctions supports, l’objectif premier est de gagner du temps pour le réinvestir dans l’entreprise et pouvoir se recentrer sur le cœur de métier, c’est d’ailleurs la deuxième raison qui pousse les entreprises à externaliser.
Et se recentrer sur son cœur de métier est essentiel pour rester dans la course au sein de son domaine initial de compétences. Grâce à l’externalisation, les ressources internes disposent d’une bande passante plus large pour les fonctions stratégiques de l’entreprise, notamment le développement et l’innovation.
3 – Un gain de compétences pour optimiser le travail
Malgré toute la bonne volonté, ce n’est parfois pas le temps qui manque, mais plutôt les compétences en elles-mêmes. Faire appel à un prestataire extérieur, c’est surtout faire appel à expert qui possède toutes les connaissances et expériences dans le domaine qui lui est confié. Car si ce n’est pas votre cœur de métier, c’est en revanche bien le sien !
Externaliser présente ainsi l’intérêt de bénéficier des dernières innovations et évolutions dans la mission. Dans certains domaines, les techniques ou la législation évoluent extrêmement rapidement et il est impossible de maîtriser son propre cœur de métier tout en étant un expert dans tous les autres services de l’entreprise. L’externalisation est ici synonyme d’optimisation du travail.
Par ailleurs, au contact des intervenants extérieurs, experts dans leur domaine, les collaborateurs de l’entreprise gagnent en compétences, en bénéficiant de leurs conseils et en inspirant de leurs pratiques. Ouvrir son entreprise sur l’extérieur, c’est une occasion de développer la créativité, source de nouvelles opportunités pour son entreprise.
Devant la complexité de certaines tâches, l’externalisation devient un atout essentiel afin de bénéficier des compétences et des savoir-faire non présents en interne.
4 – Un gain en flexibilité pour plus de réactivité
Gérer les imprévus, c’est le quotidien du dirigeant d’entreprise, mais certains imprévus sont plus difficiles à maîtriser que d’autres. Le recours à l’externalisation est une solution idéale pour parer à toute éventualité et pour gagner en flexibilité.
Qu’il s’agisse d’une surcharge de travail due à l’absence imprévue d’un collaborateur, ou d’une opportunité urgente à saisir pour l’entreprise, l’outsourcing offre la possibilité de réagir rapidement face aux aléas du management. Le gain en réactivité et flexibilité est ainsi réel face à l’urgence et à l’imprévu.
Recourir à l’externalisation donne l’option d’établir des contrats adaptés à son activité car les besoins ne sont pas forcément les mêmes tout au long de l’année. Il est ainsi possible de faire appel à un prestataire extérieur pour s’adapter à l’activité saisonnière, ou pour faire face à des périodes de surcharge de travail comme en fin d’exercice comptable. Là encore, la flexibilité est le cœur de la bataille.
Qu’importe le cas de figure, le prestataire externe est très souvent synonyme de confiance et d’adaptabilité face aux besoins, ainsi qu’aux baisses et augmentations de production de l’entreprise.
Par ailleurs, expert dans son domaine, le prestataire apporte la flexibilité d’un travail optimisé, performant et adapté à l’évolution du marché.
L’externalisation donne ainsi à l’entreprise une souplesse opérationnelle non négligeable, notamment en termes de continuité de service et de réactivité.
5 – Un gain en qualité et compétitivité
Maîtrise des coûts, temps pour se concentrer sur le cœur de métier, compétences, flexibilité, sont autant d’avantages clés de l’externalisation facilitant le gain en compétitivité et en qualité.
En effet, en maîtrisant mieux les coûts, il est ainsi possible de fournir des services ou produits à des tarifs plus compétitifs mais aussi de réorienter le budget dégagé vers la recherche et le développement. Dans tous les cas, l’externalisation, au travers d’une meilleure gestion des coûts, permet d’agir en fin de compte sur la qualité et la compétitivité des services.
Disposer de plus de temps pour se focaliser sur son cœur de métier, engendre une dynamique de performance voire d’innovation importante. Bénéficier des compétences apportées par les prestataires extérieurs est là encore un gage de qualité puisque l’entreprise accueillante profite des connaissances d’experts externes dans leur domaine. Le travail externalisé gagne ainsi en qualité et en efficacité, ce qui se traduit en terme de compétitivité.
La flexibilité apporte aussi qualité et compétitivité à l’entreprise. Une situation imprévue mal gérée ou délaissée par manque de temps ou de personnel, engendre un risque de perdre en qualité et en compétitivité. Recourir à l’externalisation apporte l’assurance de conserver un niveau de qualité égal et de ne laisser passer aucune opportunité.
Une externalisation performante va ainsi de pair avec qualité et compétitivité! Mais attention, l’externalisation ne s’improvise pas! Faire appel à une entreprise spécialisée dans ce domaine est indispensable pour un retour sur investissement à la hauteur des objectifs fixés.